Datenschutzhinweise nach Art. 13 und 21 DSGVO für die Website
der ecm:one GmbH
1. Allgemeines
Wir, die ecm:one GmbH AG, nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und die diesem Schutz dienenden gesetzlichen Verpflichtungen sehr ernst. Die gesetzlichen Vorgaben verlangen umfassende Transparenz über die Verarbeitung persönlicher Daten. Nur wenn die Verarbeitung für Sie als betroffene Person nachvollziehbar ist, sind Sie ausreichend über den Sinn, Zweck und Umfang der Verarbeitung informiert. Unsere Datenschutzerklärung erklärt Ihnen deshalb ausführlich, welche sog. personenbezogenen Daten von uns bei der Nutzung der Website genogodigital.ecmone.de und allen hierauf verweisenden anderen Internetseiten verarbeitet (Definition s. unten, 2.) werden.
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Vorgaben ist die
ecm:one GmbH AG
Von-Vincke-Straße 5-7, 48143 Münster
+49 (251) 2024703-0
kontakt@ecmone.de
www.ecmone.de
Im Folgenden „Verantwortlicher“ oder „wir“ genannt.
Bitte beachten Sie, dass Sie über Links auf unserer Website zu anderen Internetseiten gelangen können, die nicht von uns, sondern von Dritten betrieben werden. Solche Links werden von uns entweder eindeutig gekennzeichnet oder sind durch einen Wechsel in der Adresszeile Ihres Browsers erkennbar. Für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen und einen sicheren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten auf diesen von Dritten betriebenen Internetseiten sind wir nicht verantwortlich.
2. Definitionen
2.1 Aus der DSGVO
Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begriffe des Gesetzestextes der DSGVO. Die Begriffsbestimmungen (Art. 4 DSGVO) können Sie z.B. unter https://dejure.org/gesetze/DSGVO/4.html einsehen.
2.2 Cookie
Cookies sind Textdateien, die von einer Website auf Ihrem Endgerät abgelegt bzw. dort ausgelesen werden. Sie enthalten Buchstaben- und Zahlenkombinationen, um z.B. bei einer erneuten Verbindung zur Cookie-setzenden Website den Nutzer und seine Einstellungen wiederzuerkennen, das Eingeloggt-Bleiben in einem Kundenkonto zu ermöglichen oder ein bestimmtes Nutzungsverhalten statistisch zu analysieren.
3. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Eine Weitergabe personenbezogener Daten findet ausschließlich in den unten beschriebenen Fällen (s. unten 4.) statt.
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht oder durch technische und organisatorische Maßnahmen (z.B. Pseudonymisierung, Verschlüsselung) geschützt, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt. Dies erfolgt auch dann, wenn eine vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der personenbezogenen Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
Sofern wir nicht gesetzlich zu einer längeren Speicherung oder einer Weitergabe an Dritte (insbesondere Strafverfolgungsbehörden) verpflichtet sind, hängt die Entscheidung, welche personenbezogenen Daten von uns erhoben werden, wie lange sie gespeichert werden und in welchem Umfang Sie sie ggf. offenlegen müssen, davon ab, welche Funktionen der Website Sie im Einzelfall nutzen.
4. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung der Website
Die Nutzung der Website und ihrer Funktionen erfordert regelmäßig die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten.
4.1 Informatorische Nutzung der Website
Wenn Sie unsere Website aufrufen und rein informatorisch, das heißt ohne Verwendung von Zusatzfunktionen wie Kontaktformular oder Social Media Plugins, nutzen, werden automatisch personenbezogene Daten erhoben. Hierbei handelt es sich um folgende Informationen: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Adresse der zuvor besuchten Internetseite, Adresse des Endgeräts, mit dem Sie auf die Website zugreifen (IP-Adresse) sowie Uhrzeit des Abrufs der Website. Diese Informationen werden von Ihrem Browser übermittelt, sofern Sie ihn nicht so konfiguriert haben, dass die Übermittlung der Informationen unterdrückt wird.
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt aus Zwecken der Funktionsfähigkeit und Optimierung der Website, sowie zur Gewährleistung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Hierin liegt zugleich unser berechtigtes Interesse, weswegen die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zulässig ist.
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer von maximal 14 Tagen gespeichert. Wir führen diese personenbezogenen Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammen. Eine Datenweitergabe an Dritte findet nur statt, soweit dies zum Betrieb unserer Website erforderlich ist. Eine Übermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht beabsichtigt und findet vorbehaltlich weiterer Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung grds. nicht statt. Die in den Logfiles gewonnenen Daten über die Zugriffe auf die Websites können von uns einem bestimmten Besucher der Websites nicht zugeordnet werden.
4.2 Google Web Fonts
Wenn Sie unsere Webseite aufrufen werden zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten sogenannte Web Fonts heruntergeladen. Diese Inhalte werden von Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA („Google“) bereitgestellt. Beim Aufruf unserer Website lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in Ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde.
Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt zum Zweck einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Website. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO dar. Die Datenübertragung in die USA erfolgt gemäß des Durchführungsbeschlusses (EU) 2016/1250 der EU-Kommission (EU-US-Datenschutzschild).
Ihre IP-Adresse wird von uns erhoben, um die Übermittlung an Google zu ermöglichen. Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt oder Sie diese Funktion deaktivieren, findet keine Datenübertragung statt.
Die Datenschutzerklärung von Google finden Sie unter https://www.google.com/policies/privacy/.
4.3 Google Maps
Teile unserer Website nutzen zur Einbindung von Kartendaten Funktionen von Google Maps. Diese Inhalte werden von Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA („Google“) bereitgestellt. Beim Aufruf unserer Website lädt Ihr Browser den dazu notwendigen Code von Google. Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Zugleich kann Google Cookies auf Ihrem Endgerät ablegen, sofern Sie nicht die Verwendung von Cookies in Ihrem Browser untersagt haben, oder Cookies auslesen. Es können auch Standortdaten erhoben werden, wenn Sie dies in Ihrem Browser gestatten.
Die Nutzung von Google Maps erfolgt zu Zwecken einer ansprechenden, komfortablen Gestaltung unserer Website und dient dem Zweck die Auffindbarkeit von uns auf der Website angegebenen Orten zu erleichtern. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO dar. Die Datenübertragung in die USA erfolgt gemäß dem Durchführungsbeschluss (EU) 2016/1250 der EU-Kommission (EU-US-Datenschutzschild).
Ihre IP-Adresse wird von uns erhoben, um die Übermittlung an Google zu ermöglichen. Sie sind zur Bereitstellung dieser personenbezogenen Daten nicht verpflichtet, eine Nutzung der betroffenen Teile unserer Website (Kontakt- und Eventseiten) ist ohne die Bereitstellung jedoch nicht möglich.
Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Google, diese finden Sie unter https://www.google.com/policies/privacy/.
4.4 Social Media Plugin: YouTube
Teile unserer Website nutzen zur Darstellung von Video-Inhalten die Dienste der YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA („YouTube“). Beim Aufruf der entsprechenden Seiten lädt Ihr Browser den zur Anzeige des Videos notwendigen Code von YouTube. Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von YouTube aufnehmen. Hierdurch erlangt YouTube Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Zugleich kann YouTube Cookies auf Ihrem Endgerät ablegen, sofern Sie nicht die Verwendung von Cookies in Ihrem Browser untersagt haben, oder Cookies auslesen.
Die Nutzung YouTube-Plugins erfolgt zum Zweck einer ansprechenden Gestaltung unserer Website und um die Darstellung von Videoinhalten zu ermöglichen. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO dar. Die Datenübertragung in die USA erfolgt gemäß des Durchführungsbeschlusses (EU) 2016/1250 der EU-Kommission (EU-US-Datenschutzschild).
Ihre IP-Adresse wird von uns erhoben, um die Übermittlung an YouTube zu ermöglichen. Sie sind zur Bereitstellung dieser personenbezogenen Daten nicht verpflichtet, eine Nutzung der betroffenen Teile unserer Website ist ohne die Bereitstellung jedoch nicht möglich.
Wenn Sie nicht möchten, dass YouTube die über unsere Website gesammelten personenbezogenen Daten Ihrem YouTube-Konto zuordnet, müssen Sie sich vor Ihrem Besuch unserer Website bei YouTube ausloggen. Weitere Informationen zu YouTube finden Sie unter https://www.youtube.com/intl/de/yt/about/. Die Datenschutzerklärung von YouTube finden Sie als Teil der Datenschutzerklärung von Google unter https://www.google.com/policies/privacy/.
4.5 Google Analytics
Wenn Sie unsere Webseite aufrufen, wird zur statistischen Auswertung der Nutzung der Website der Dienst Google Analytics geladen. Dieser Dienst wird von Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA („Google“), bereitgestellt. Dabei stellen wir durch die Verwendung der Erweiterung „anonymizeIp()” sicher, dass Google Analytics nur eine gekürzte Fassung Ihrer IP-Adresse zu Google überträgt. Durch das Aufrufen der Website und der Ladung des Dienstes erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Google Analytics verwendet Cookies, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, sofern Sie nicht die Verwendung von Cookies in Ihrem Browser untersagt haben, und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieses Onlineangebotes werden an Google in die USA übertragen und dort gespeichert.
Die Nutzung von Google Analytics erfolgt zu Zwecken der wirtschaftlichen Optimierung und bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO dar. Darüber hinaus haben wir mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von Google Analytics vollständig um. Die Datenübertragung in die USA erfolgt gemäß dem Durchführungsbeschluss (EU) 2016/1250 der EU-Kommission (EU-US-Datenschutzschild).
Ihre IP-Adresse wird von uns erhoben, um die Kürzung und danach die Übermittlung an Google zu ermöglichen. Sie sind zur Bereitstellung dieser personenbezogenen Daten nicht verpflichtet, eine Nutzung unserer Website ist ohne die Bereitstellung möglich. Sie können die Bereitstellung dieser personenbezogenen Daten verhindern, indem Sie das AddOn unter https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de installieren.
Weitere Informationen zu Google Analytics finden Sie unter http://www.google.com/intl/de_ALL/analytics. Die Datenschutzerklärung von Google finden Sie unter https://www.google.com/policies/privacy/.
4.6 Kontaktformular / Kontaktaufnahme per E-Mail / Rückrufanfrage / Live-Chat
Wenn Sie ein Kontaktformular auf unserer Website nutzen, uns eine E-Mail schreiben, den Live-Chat nutzen oder um einen Rückruf per Formular bitten, werden die von Ihnen dort angegebenen personenbezogenen Daten ausschließlich von uns analysiert. Diese Informationen werden von Ihrem Browser oder E-Mail-Client übermittelt und in unseren informationstechnischen Systemen gespeichert. Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist notwendig für die Beantwortung Ihrer Anfrage. Zusätzlich werden Ihre IP-Adresse und Datum und Uhrzeit der Kontaktanfrage gespeichert.
Die Datenverarbeitung dient der Beantwortung Ihrer Anfrage und dem Zweck, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten. Diese Verarbeitungen sind rechtmäßig, weil die Beantwortung Ihrer Anfrage sowie der Schutz unserer informationstechnischen Systeme berechtigte Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO darstellen.
Die personenbezogenen Daten werden solange gespeichert, wie dies zur Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist. Sollte Ihre Anfrage zu einem späteren Vertragsschluss führen, findet eine Speicherung statt solange dies zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung des Vertrags erforderlich ist. Wir führen diese personenbezogenen Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammen. Eine Datenweitergabe an Dritte findet nicht statt. Eine Übermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht beabsichtigt. Sie sind zur Bereitstellung dieser personenbezogenen Daten nicht verpflichtet, eine Nutzung des Kontaktformulars bzw. der Versand einer E-Mail ist ohne die Bereitstellung jedoch nicht möglich.
4.7 Anmeldung zu einem Webinar
Sie haben die Möglichkeit sich für ein Webinar anzumelden. Der Inhalt der Webinare wird von den Urhebern dieser Seite bereitgestellt. Der technische Support sowie die Plattform auf der diese Webinare geahlten werden, heißt „Go to Webinar“ (https://www.gotomeeting.com/de-de/webinar?sc_lang=de-de). Technische Voraussetzungen können dort erfragt werden. Die Anmeldung erfolgt über ein Kontaktformular. Es gelten die gleichen Bestimmungen wie unter Punkt 4.6
4.8 Abonnement eines Newsletters
Sie können auf unserer Website einen Newsletter von uns abonnieren. Wenn Sie dies tun, werden die von Ihnen bei der Anmeldung angegebenen personenbezogenen Daten durch Ihren Browser an HubSpot, unseren Marketingdienstleister, der uns auch im Rahmen des Abonnements sowie der Zusendung von Newslettern unterstützt übermittelt und in dessen informationstechnischen Systemen gespeichert. Gespeichert werden außerdem Ihre IP-Adresse und Zeitpunkt der Anmeldung. Wir haben Zugriff auf die Informationen und personenbezogenen Daten, die im Hinblick auf das Abonnement sowie der Zusendung von Newslettern bei HubSpot hinterlegt sind und können diese verarbeiten.
Die Verarbeitung der von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten dient dem Versand des Newsletters. Diese Verarbeitung ist rechtmäßig, weil Sie uns ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO erteilt haben. Die Speicherung von IP-Adresse und Zeitpunkt der Anmeldung dient dem Zweck die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten. Hierin liegt zugleich unser berechtigtes Interesse, weswegen die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zulässig ist.
Die von Ihnen eingegeben personenbezogenen Daten werden solange gespeichert, bis Ihr Abonnement bei uns gekündigt wird. Wir führen diese personenbezogenen Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammen. Eine Datenweitergabe an Dritte findet nicht statt. Eine Übermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht beabsichtigt. Sie sind zur Bereitstellung dieser personenbezogenen Daten nicht verpflichtet, das Abonnement unseres Newsletters ist ohne die Bereitstellung jedoch nicht möglich.
4.9 Anforderung von Online-Services (Projekt-Guides), Informationen zu Produkten oder Software-Testversionen
Sie können auf unserer Website Informationen zu bestimmten Produkten anfordern, sich Guides zusenden lassen oder sich für kostenfreie Testversionen unserer Softwarelösungen anmelden. Wenn Sie dies tun, werden die von Ihnen bei der Anforderung mitgeteilten personenbezogenen Daten durch Ihren Browser an uns bzw. an HubSpot, unseren Marketingdienstleister, übermittelt und in den jeweiligen informationstechnischen Systemen gespeichert. Sind Sie bereits Kunde bei uns, genügen die Angabe Ihrer Kundennummer und Ihrer E-Mail-Adresse, wir verwenden dann im Übrigen die personenbezogenen Daten aus Ihrem Kundenkonto (dazu ausführlich unter 4.10.). Gespeichert werden außerdem Ihre IP-Adresse und Zeitpunkt der Anfrage.
Die Verarbeitung der von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten dient dem Zweck der Erstellung und des Versands des individuellen Angebots bzw. des Versands des Werbematerials oder der Zusendung von Informationen und Zugangsdaten. Diese Verarbeitung ist rechtmäßig, weil sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO erforderlich ist und die Beantwortung Ihrer Anfrage ein berechtigtes Interesse von uns gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO ist. Die Speicherung von IP-Adresse und Zeitpunkt der Anforderung dient dem Zweck die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten. Hierin liegt zugleich unser berechtigtes Interesse, weswegen die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zulässig ist.
Die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten werden solange gespeichert, wie dies zum Versand des Werbematerials bzw. Angebotserstellung oder, sollte es zum Vertragsschluss kommen, zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Wir führen diese personenbezogenen Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammen.
5. Verarbeitung von Kunden – und Lieferantendaten
Wir verarbeiten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung zu unseren Kunden und Lieferanten vorwiegend unternehmensbezogene Informationen. In Einzelfällen kommt es aber auch zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden und Lieferanten bzw. deren Geschäftsführungen, Beschäftigten oder Vertretern.
Dabei erfassen wir Daten, die Sie uns direkt oder indirekt über Dritte durch die Einreichung elektronischer oder papiergebundener Visitenkarten, E-Mails, Kontaktoptionen auf sozialen Berufsnetzwerken oder aber auch über unsere Firmenwebseite zur Verfügung gestellt haben.
Die Kategogrien von personenbezogenen Daten umfassen dabei vorwiegend Ihre Kontaktdaten nebst Arbeitgeber und Ihrer beruflichen Funktion, Ihre Eigenschaft als Ansprechpartner, Kommunikationsdaten und unter Umständen auch Bankverbindungen, soweit diese buchungsrelevant für konkrete Aufträge sind.
Wir verarbeiten solche Informationen zu den Zwecken, Sie als unsere Ansprechpartner zu identifizieren, mit Ihnen zu kommunizieren, Aufträge abzuwickeln und abzurechnen.
Die Verarbeitung zu solchen Zwecken erfolgt regelmäßig gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, da diese zur Anbahnung oder Erfüllung von Verträgen erforderlich ist. Gegebenenfalls verarbeiten wir Ihre Daten über den tatsächlichen Umfang der Vertragserfüllung hinaus, soweit dies erforderlich ist, um berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO von uns oder Dritten zu wahren, z.B. um Sie über unsere Angebote informiert zu halten. Als Unternehmen unterliegen wir darüber hinaus verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, welche die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordern. Diese zusätzlichen Verpflichtungen können in der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen wie (z.B. Steuerangelegenheiten, Meldungen an die Finanzaufsichtsbehörden) liegen oder in der Erfüllung von gesetzlichen Informationspflichten (Gerichtsbeschlüsse, Ermittlungen, etc.). In diesem Rahmen erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Sollten wir eine Datenverarbeitung über die genannten Fallgruppen hinaus beabsichtigen, erfolgt diese nicht ohne die vorherige Einholung Ihrer Zustimmung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.
Empfänger Ihrer Daten sind innerhalb unseres Unternehmens Beschäftigte, welche nach einem abgestuften Berechtigungskonzept Ihre Daten zu den oben genannten Zwecken erforderlichenfalls verarbeiten müssen. Daneben können gegebenenfalls sogenannte Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO Ihre Daten im Zuge einer Dienstleisterfunktion erhalten, wie z.B. IT-Service-Dienstleister. Alle unsere Dienstleister werden vertraglich zu angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes sowie zur Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet. Ferner können Empfänger Ihrer Daten auch Partnerunternehmen sein, soweit wir diese zur Erbringung einer Ihnen geschuldeten Leistung erforderlichenfalls hinzuziehen oder informieren müssen.
Alle personenbezogenen Daten, die wir für die Zwecke unseres Vertragsverhältnisses erheben, werden für die Vertragsdauer oder bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von sechs oder zehn Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Vertragsverhältnis beendet wurde, gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht, es sei denn, wir können nachweisen, dass eine weitere Speicherung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Dazu gehören unter anderem die steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten u.a. nach HGB und AO.
Als Anbieter von dynamischen Software-Lösungen entwickeln wir laufend neue Verfahren. In Einzelfällen führen wir Software-Testverfahren mit echten Daten durch, soweit durch die Nutzung generierter Fiktivdaten oder anonymisierter Daten ein verwertbares Testresultat nicht garantiert werden kann. Das ist konkret der Fall bei Softwaretests zur automatischen Bestimmung von Dokumentenklassen, sogenanntes Machine Learning im Dokumenteneingangsprozess. Dabei werden vorhandene Dokumente, welche auch personenbezogene Daten von Kunden und Lieferanten enthalten können, in einem Produktivsystem der ecm:one GmbH AG zu Testzwecken mit Echtdaten für das maschinelle Anlernen von Wissen in den Bereichen OCR, Dokumententrennung, Dokumentenklassifikation, Extraktion von Metadaten genutzt. Bei den Dokumenten handelt es sich um Rechnungen, Angebote und allgemeinen Schriftverkehr in der Leistungsbeziehung. Besondere Arten personenbezogener Daten werden dabei nicht genutzt. Die Testdokumente werden ausschließlich für das Ableiten übergeordneter Erkennungsregeln genutzt, eine weitere Verarbeitung erfolgt nicht. Die Softwaretests tragen erheblich dazu bei, die Verbesserung und Qualität unserer Softwarelösungen voranzutreiben und die Ausfallrisiken bei unseren Softwaresystemen zu reduzieren. Darin liegen unsere berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die Tests erfolgen in einer besonders gesicherten IT-Infrastruktur, auf die nur ausdrücklich berechtigte Beschäftigte Zugriff erhalten. Mit unseren IT-Dienstleistern, welche ebenfalls potenziellen Zugriff auf die betroffenen Daten erhalten, haben wir Auftragsverarbeitungsverträge nebst Geheimhaltungsvereinbarungen geschlossen. Es kommen ausschließlich IT-Infrastrukturen innerhalb der EU zum Einsatz. Zugriffe durch Dritte oder Übermittlungen von Daten an Dritte oder in sogenannte Drittstaaten sind ausgeschlossen. Nach Auswertung der Testresultate werden die Daten aus der Testumgebung gelöscht.
5.1 Datenverarbeitung von Teilnehmern unserer Veranstaltung
Wenn Sie sich über unser Online-Formular für Veranstaltungen der ecm:one GmbH AG anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen oder anderen Beschäftigten Ihres Unternehmens im Formular mitgeteilten Daten zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung; so Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Branche und Positionsbezeichnung. Die Nutzung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken ist rechtmäßig gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, weil diese zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, so der ordnungsgemäßen Durchführung und Organisation der Veranstaltung.
Soweit Sie Bestandskunde von uns sind, nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse gegebenenfalls auch zur Versendung von Angeboten und Produktinformationen im Nachgang der Veranstaltung, soweit Sie einer solchen Nutzung zu Zwecken der Direktwerbung nicht widersprochen haben. Darin liegen unsere berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Im Rahmen der Veranstaltung behalten wir uns zudem vor, Ton-, Bild- und Videoaufnahmen zu erstellen zu Zwecken der unternehmensinternen Berichterstattung, der informativen Darstellung bzw. werblichen Außendarstellung der Veranstaltung. Darin liegen unsere berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Im Rahmen dessen kann eine Veröffentlichung von Veranstaltungsbildern, auf denen Sie als Person erkennbar sein können, auf unseren Unternehmenswebseiten und Social-Media-Kanälen, in Einzelfällen auch auf Webseiten von Kunden, Partnern oder dritten Informationsportalen veröffentlicht werden. Sie können der Erstellung von Bildern, die Sie als Person zeigen, jederzeit widersprechen. Achten Sie dabei auch auf die Aushänge am Veranstaltungsort oder sprechen Sie unser Personal vor Ort, am besten schon bei der Anmeldung bzw. dem Abholen Ihres Teilnehmerausweises an.
Sollten wir eine Datenverarbeitung über die genannten Fallgruppen hinaus beabsichtigen, erfolgt diese nicht ohne die vorherige Einholung Ihrer Zustimmung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Das gilt insbesondere, wenn Sie noch nicht Bestandskunde von uns sind, aber im Rahmen der Registrierung für die Teilnahme an einer unserer Veranstaltung Ihr Einverständnis in die Direktwerbung abgegeben haben, sodass wir Ihnen Angebote zu unseren auf der Veranstaltung vorgestellten Leistungen schicken dürfen.
Als Unternehmen unterliegen wir darüber hinaus verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, welche die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordern. Diese zusätzlichen Verpflichtungen können in der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen wie (z.B. Steuerangelegenheiten, Meldungen an die Finanzaufsichtsbehörden) liegen oder in der Erfüllung von gesetzlichen Informationspflichten (Gerichtsbeschlüsse, Ermittlungen, etc.). In diesem Rahmen erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Empfänger Ihrer Daten sind innerhalb unseres Unternehmens Beschäftigte, welche nach einem abgestuften Berechtigungskonzept Ihre Daten zu den oben genannten Zwecken erforderlichenfalls verarbeiten müssen. Daneben können gegebenenfalls sogenannte Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO Ihre Daten im Zuge einer Dienstleisterfunktion erhalten, wie z.B. IT-Service-Dienstleister. Alle unsere Dienstleister werden vertraglich zu angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes sowie zur Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet. Ferner können Empfänger Ihrer Daten auch Partnerunternehmen sein, soweit wir diese zur Erbringung einer Ihnen geschuldeten Leistung erforderlichenfalls hinzuziehen oder informieren müssen.
Alle personenbezogenen Daten, die wir für die Zwecke des Veranstaltungsmanagements erheben, werden mit Beendigung der Nachbereitung der Veranstaltung oder bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von sechs oder zehn Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht, es sei denn, wir können nachweisen, dass eine weitere Speicherung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Zu den gesetzlichen Pflichten gehören unter anderem die steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten u.a. nach HGB und AO.
6. Betroffenenrechte
Sie haben als betroffene Person das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Beschränkungen aus §§ 34, 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO in Verbindung mit § 19 BDSG).
7. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling
Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling erfolgen nicht
8. Mitteilungspflichten des Verantwortlichen
Wir teilen allen Empfängern, denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 16, Art. 17 Abs. 1 und Art. 18 DSGVO mit, es sei denn, die Mitteilung ist unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Wir unterrichten Sie über die Empfänger, wenn Sie dies verlangen.
9. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
10. Recht auf Widerruf der Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 S. 4 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hiervon nicht berührt. Damit gilt der Widerruf immer nur für die nach dem Widerruf geplante Verarbeitung. Der Widerruf ist formlos per Post oder E-Mail möglich. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, eine andere (gesetzliche) Grundlage gestattet dies. Erfolgt jedoch ein Widerruf und es liegt kein anderer Erlaubnistatbestand vor, so müssen gemäß Art. 17 Abs. 2 Buchst. b DSGVO die personenbezogenen Daten auf Ihren Wunsch hin unverzüglich gelöscht werden. Der Widerruf kann formfrei erfolgen und ist zu richten an:
ecm:one GmbH AG
Von-Vincke-Straße 5-7
48143 Münster
kontakt@ecmone.de
